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ACTU e-THEMIS - La lettre de juin 2013

13 juin 2013 | Lettres Trimestrielles |

ACTU e-THEMIS - La lettre de juin 2013

La distribution pharmaceutique vit une période charnière.

Ses acteurs assistent à la montée en puissance de logiques de ‘grande distribution spécialisée’ dans le circuit officinal, sur fond de tensions exacerbées par un marché du médicament passant d’un régime à forte croissance à...

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Distributeurs pharmaceutiques, les bonnes questions à se poser avant la mise en place d’un système d’information

12 juin 2013 | News | Pharmacie

Le point de vue du consultant
Distributeurs pharmaceutiques, les bonnes questions à se poser avant la mise en place d’un système d’information

Les enjeux du Système d’information

La distribution pharmaceutique est soumise à des contraintes règlementaires strictes qui nécessitent de mettre en place des procédures utilisateurs précises et un...

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Le point de vue du consultant    
Distributeurs pharmaceutiques, les bonnes questions à se poser avant la mise en place d’un système d’information

Les enjeux du Système d’information

La distribution pharmaceutique est soumise à des contraintes règlementaires strictes qui nécessitent de mettre en place des procédures utilisateurs précises et un système d’informations rigoureux.
Il faut, à tout moment, pouvoir répondre aux exigences pharmaceutiques (traçabilité amont et aval, rappels de lot, vignettage, péremptions, etc.), mais également proposer une solution qui s’adapte à tous les acteurs de la distribution pharmaceutique (laboratoires, dépositaires, grossistes-répartiteurs, officines).

Ainsi, par exemple, le dépositaire agissant pour le compte d’un ou plusieurs laboratoires se doit :
- de stocker et inventorier les produits dans le respect des bonnes pratiques pharmaceutiques de distribution.
- de livrer le client final en assurant la traçabilité des lots et la sortie de ceux-ci en FEFO (premier périmé, premier sorti).
- éventuellement de facturer le client final, d’encaisser ses règlements et de reverser le chiffre d’affaires.
- de fournir aux laboratoires toute information sur les ventes réalisées et le niveau de stock par lot.
- de facturer périodiquement ses prestations à ses laboratoires, qui sont ses véritables clients.

Le grossiste-répartiteur, quant à lui, veillera en plus tout particulièrement
- à affiner son système d’approvisionnement
- à fluidifier au maximum son circuit de préparation de commande de façon à pouvoir honorer ses engagements de délais auprès des officines.

Le référencement des données métier doit être géré avec soin. Qu’il s’agisse du référencement d’un lot dans l’ERP, d’une opération de vignettage ou de blocage de lot, ces fonctions font appel à des données de gestion qui doivent être parfaitement renseignées et contrôlées. Bien évidemment, l’accès à la mise à jour de ces données doit également être sécurisé.

Et bien sûr, que l’on exerce le métier de dépositaire ou de grossiste-répartiteur, le service des clients doit être optimal : pas question de livrer en retard ou de livrer un produit à péremption courte. Il faut donc veiller en permanence à la fluidité de l’information, à la réactivité entre les différents acteurs de l’entreprise, et à la traçabilité des opérations, en mettant à disposition des utilisateurs les outils de contrôle et de pilotage nécessaires.

Facteurs clés de réussite du projet

Dès l’étude initiale, il est indispensable de bien structurer les données. Ainsi, le dépositaire doit veiller, dans la solution qu’il met en place, à assurer la confidentialité et l’indépendance des informations propres à chaque laboratoire client du dépositaire, qui se « partagent » les livraisons chez un même client final unique (l’officine).

La normalisation des échanges EDI (norme PHARMAML principalement) entre les acteurs du secteur, ainsi que les échanges de données avec le GERS (Groupement pour l'Elaboration et la Réalisation de Statistiques, GIE qui centralise les données à destination des laboratoires adhérents) nécessite de gérer et de maintenir rigoureusement, dans le système d’informations, les codifications normalisées et centralisées (« codes CIP ») des articles et des officines (points de vente).

La mise en œuvre d’un projet dans le domaine de la pharmacie s’accompagne d’un processus de validation pharmaceutique : pour l’utilisateur, il s’agit de documenter toutes les procédures organisationnelles, opérationnelles ou sécuritaires. Ces travaux doivent être menés en parallèle de la mise en place du projet et, même s’ils peuvent englober la phase de recettes utilisateurs dans le cadre de celui-ci, peuvent s’avérer particulièrement chronophages !

Fonctionnalités intéressantes de la solution e-THEMIS

- e-THEMIS met à disposition des partenaires concernés (GERS, laboratoires, forces de vente), des informations (ventes, stocks) en format standardisé pour un interfaçage aval.
- La gestion des commandes de mise en place, le calcul automatique des factures de prestations, le calcul automatique de tarifs, les outils de revalorisation du portefeuille, l’ordonnanceur de commandes, sont des exemples de fonctionnalités disponibles dans les solutions e-THEMIS et parfaitement applicables au secteur de la distribution pharmaceutique.
- Mais il est bien évident que les objectifs de traçabilité rigoureuse nécessitent la mise en œuvre d’outils d’acquisition de données à la hauteur des enjeux. Ainsi, e-THEMIS préconise d’utiliser, en complément du module de distribution pharmaceutique, le module de pilotage d’entrepôt et la gestion en radiofréquence des stocks et des magasins, avec une gestion complète d’étiquettes et de codes barres (Datamatrix ou autres).

Délices de Saint-Léonard, une gestion des stocks optimisée avec Sage ERP X3

Historiquement basée en Bretagne dans le Morbihan, la société Délices de Saint-Léonard fabrique des produits frais et surgelés (crêpes, pizzas, sandwiches) qu’elle vend au Groupement des Mousquetaires sous les marques Fiorini et Claude Léger.
Employant 250 collaborateurs et réalisant un...

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Délices de Saint-Léonard, une gestion des stocks optimisée avec Sage ERP X3

Historiquement basée en Bretagne dans le Morbihan, la société Délices de Saint-Léonard fabrique des produits frais et surgelés (crêpes, pizzas, sandwiches) qu’elle vend au Groupement des Mousquetaires sous les marques Fiorini et Claude Léger.
Employant 250 collaborateurs et réalisant un chiffre d’affaires annuel de 45 millions d’euros, la société gère depuis longtemps tous ses flux avec Sage ERP X3, solution qu’elle fait régulièrement évoluer - elle vient par exemple de mettre en place la gestion des stocks en radio-fréquence d’e-THEMIS.
Entretien avec Anthony Loheas, Contrôleur de Gestion Industrielle.

Intégrer tous les flux
Le projet ERP est né il y a plus de dix ans, en 2001. " A l’époque, explique Anthony Loheas, nous avions la solution de gestion commerciale Sage Ligne 500 ainsi qu’une solution de Gestion d’Emplacement Palette, mais nous voulions gérer et intégrer tous nos flux - depuis la commande jusqu’à la livraison - dans une même solution et nous avons choisi Sage ERP X3, dont les fonctionnalités et l’ergonomie nous convenaient. Nous avons mis en place les modules ventes, achats, stocks, production, expédition, comptabilité, avec une ligne de conduite simple : pas de développement spécifique, c’est l’entreprise qui devait s’adapter au standard. Cela nous a permis de réorganiser certains services et d’adopter une logique plus rationnelle. L’arrivée de Sage ERP X3 nous a aidés à travailler avec plus de rigueur, en bénéficiant de données intégrées et cohérentes. Impossible d’expédier des produits s’ils ne sont pas présents dans le stock ! Impossible de facturer si les tarifs ne sont pas créés ! Grâce à Sage ERP X3, nos stocks de matières premières, d’emballages ou de produits finis sont maintenant tout à fait fiables, nous permettant de garantir la traçabilité amont - aval de nos marchandises, ce qui est facile avec l’ERP : de la matière au produit fini, et du produit fini jusqu’au client final, tout est suivi."

Un véritable projet d’entreprise autour de l’ERP

La mise en oeuvre de Sage ERP X3 dans une entreprise qui était peu informatisée jusque-là fut une petite révolution. " C’était un véritable projet d’entreprise, impliquant l’intégralité des acteurs. L’ERP devenait le coeur de notre système d’information, avec une base de données unique. Tout le monde était concerné. Nous avons mené un patient travail de sensibilisation auprès des salariés pour qu’ils abandonnent leurs habitudes sous Excel et s’approprient le nouvel outil en mettant en commun les informations."

Evoluer avec Sage et e-THEMIS

Les années passent et l’entreprise fait régulièrement évoluer son système d’information pour bénéficier des dernières avancées du produit. " La dernière version installée, avec ses nouvelles fonctionnalités, nous a permis de faire un grand pas en avant, avec l’aide de notre nouveau partenaire intégrateur e-THEMIS. A aucun moment, nous n’avons remis en question le choix Sage. Nous souhaitions conserver la logique de fonctionnement générale de la solution en place, qui convenait à tous les utilisateurs."

Tendre vers le zéro papier dans les ateliers

C’est en 2010 que la dernière évolution est réalisée. "L’essentiel des fonctions a été maintenu tel quel,les données anciennes ont été transférées facilement. Nous avons profité de cette évolution pour mettre en place une innovation majeure dans l’entreprise et descendre la saisie dans les ateliers afin de tendre vers l’objectif zéro papier."
Le moteur stock de la nouvelle version de Sage ERP X3 a en effet été entièrement revu, ce qui a permis des évolutions intéressantes. "Les opérateurs de nos ateliers n’avaient jamais touché un ordinateur auparavant. Comme nous devions malgré tout identifier et tracer l’utilisation des matières premières pour garantir les exigences liées à la norme ISO 22000, ils saisissaient manuellement, sur une feuille de papier, toutes les déclarations de production, les lots et les quantités de matières utilisées. Ce n’était pas toujours parfaitement rigoureux. Grâce au plan de suivi des matières de Sage ERP X3, nous avons pu supprimer cette étape papier et verrouiller la traçabilité des matières premières. Notre partenaire a pu mettre à profit sa compétence sur les contraintes de l’industrie
agro-alimentaire."

Optimiser les déplacements de palettes

La nouvelle version de Sage ERP X3 et la solution Gestion des Stocks en Radio-fréquence d’e-THEMIS, permettent de gérer les palettes en leur attribuant un code SSCC (Serial Shipping Container Code) identifié dans l’ERP, auquel on peut se référer pour toutes les transactions logistiques et qui correspond à une unité logistique unique dans le stock. Le travail dans les entrepôts est ainsi facilité et le risque d’erreur fortement diminué. " Avec l’ancienne version du progiciel, nos opérateurs déclaraient manuellement toutes les palettes en fin de journée, dans leur bureau. Aujourd’hui, ces déclarations se font en arrière de ligne, en temps réel. Une fiche d’identification est apposée sur chacune des palettes déclarées afin de l’identifier, dans l’attente de la mise en Rack dynamique.Nous avons 2500 emplacements, les risques d’erreurs étaient donc possibles. Maintenant, avec les terminaux portables, les expéditionnaires n’ont plus besoin d’écrire, ils flashent directement le numéro SSCC des palettes et l’emplacement de l’alvéole de stockage.
On gagne ainsi beaucoup de temps en ressaisie et on évite les erreurs. Avec les terminaux portables, les transferts sont fluidifiés. Bien sûr, pour que ce type de transaction soit possible, il nous a fallu auparavant installer un réseau wifi sur toute la zone de production et de stockage, afin que l’ERP puisse dialoguer avec le terrain."

Faciliter les transactions

Plusieurs transactions nouvelles sont désormais gérées automatiquement au sein de l’entreprise. "Nous avons plusieurs dépôts extérieurs dans lesquels nous stockons des palettes. Les transferts intersites sont eux aussi gérés via les terminaux portables de chacun des expéditionnaires. Avec un seul bip, nous créons dans la foulée un Bon de Livraison". La préparation des commandes est un autre domaine qui a pu être optimisé grâce au nouveau système. « Dans nos stocks, il y a des numéros de lots, des dates limites de consommation, des palettes incomplètes… Certaines palettes doivent être expédiées en priorité,en fonction d’un certain nombre de critères. Nous avons pu définir des algorithmes d’allocation grâce auxquels le travail des expéditionnaires est prémâché : pour tel produit fini, ils savent qu’il faut prendre en priorité tel lot dans tel emplacement du rack. La gestion des stocks est clairement optimisée. » La transaction d’inventaire à été développée. « Au lieu d’inventorier 2500 emplacements manuellement, on bipe les emplacements et les palettes, et Sage ERP X3 met à jour le stock informatique. Cela représente un gain de temps considérable. Pour la mise
en place de toutes ces fonctionnalités, nous avons bénéficié d’un accompagnement très suivi des consultants d’e-THEMIS et de l’implication des expéditionnaires."

Les facteurs clés de la réussite

"Plusieurs facteurs expliquent la réussite du projet. Nous avons pu mettre en place ces procédures de travail en temps réel parce que nous nous appuyons sur un produit puissant et ouvert avec des bases techniques performantes et que nous avons été accompagnés par un prestataire compétent. D’autre part, rien n’aurait été possible sans l’implication de l’ensemble des opérateurs de production et des responsables Expéditions, Informatique, Contrôle de gestion et Qualité au sein de l’entreprise. Nous avons bâti notre système d’information avec e-THEMIS, brique par brique. Aujourd’hui, nous avons gagné un temps important et la traçabilité des marchandises est parfaitement assurée. Cinq personnes utilisent quotidiennement les terminaux portables aux expéditions. Ce nouvel outil, leur a permis d’accroitre leur efficacité."

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e-THEMIS upgrade et optimise sa téléphonie

11 avr. 2013 | News |

e-THEMIS a fait appel à l'intégrateur Toolip pour le déploiement d'un Centrex IP. Pour lire cet article paru en avril dans le mensuel EDI (L'Essentiel de la Distribution Informatique) veuillez cliquer sur le PDF ci-joint.

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Nos clients communiquent : Eurodep en couverture de Stratégies Logistique

19 mars 2013 | News | Pharmacie

Dans son dernier numéro, Stratégies logistique a réalisé un dossier complet sur Eurodep qui a opté pour Sage ERP X3 avec e-THEMIS.

Vous trouverez dans le PDF ci-joint l'article complet et ci-dessous une interview de Joël Mégard, directeur général d'Eurodep citant e-THEMIS et ses solutions "e-THEMIS Distribution Pharmaceutique &...

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Dans son dernier numéro, Stratégies logistique a réalisé un dossier complet sur Eurodep qui a opté pour Sage ERP X3 avec e-THEMIS.

Vous trouverez dans le PDF ci-joint l'article complet et ci-dessous une interview de Joël Mégard, directeur général d'Eurodep citant e-THEMIS et ses  solutions  "e-THEMIS Distribution Pharmaceutique & Pilotage d'entrepôt".

3 questions à Joël Mégard, directeur général d’Eurodep

L’ERP est au cœur de votre modèle économique et logistique. À quelles exigences répond-il ?

Dès la création d’Eurodep, le choix de l’ERP a été une priorité. Nous avions besoin d’un ERP très communicant, capable en entrée de recevoir des commandes multifournisseur, et en sortie, tant pour l’envoi d’informations aux laboratoires que vis-à-vis des destinataires finaux, pharmacies ou autres. Le deuxième point était pour nous la nécessité de disposer d’un outil fiable et multitâche, capable de gérer la comptabilité (notre prestation allant jusqu’à la facturation et l’encaissement), la gestion de l’entrepôt et des mouvements de stocks des laboratoires, à partir d’une base de données unique plutôt que d’une interface. Enfin, était crucial le choix de l’éditeur et de l’intégrateur, qui devaient garantir une simplicité de déploiement en même temps que des facilités de personnalisation, car nous sommes sur un marché très mouvant, avec des laboratoires qui vont du médicament, avec des contraintes pharmaceutiques, à la dermo-cosmétologie, avec des contraintes de lancement produit, d’à-coups de commande, etc.

Sur quelle solution s’est porté votre choix ?

Nous avons travaillé à partir d’un cahier des charges précis et avons fini par opter pour un intégrateur, avec une difficulté : la méconnaissance du métier de dépositaire, qui dépasse le simple cadre de l’achat-revente, car notre stock continue d’appartenir aux laboratoires. Nous avons ainsi choisi e-THEMIS, qui connaissait parfaitement nos problématiques et était en mesure de déployer, avec Sage Adonix, une solution capable de gérer comptabilité, CRM, réclamation client, gestion des stocks, certes un peu moins la gestion d’entrepôt à l’époque, mais avec un fort potentiel de développement spécifique et de personnalisation : nous en avons d’ailleurs fait en neuf mois un véritable outil de pilotage d’entrepôt. Nous n’avons pas eu besoin de déployer d’autre outil pour l’interfacer à cet ERP. Encore aujourd’hui, notre informatique se scinde à 50/50 entre équipes internes et de l’intégrateur.

Comment percevez-vous les multiples évolutions du marché, de l’essor du paramédical jusqu’à la montée en puissance de la GMS dans le médicament ?

Nous voyons d’un bon œil l’essor des produits paramédicaux car le médicament va être un secteur plutôt en décroissance dans les années à venir. De ce fait, les pharmaciens se tournent vers des produits à plus forte marge, de dermo-cosmétologie, de compléments alimentaires, etc. Par ailleurs, la pharmacie  comme canal de distribution offre le meilleur potentiel de croissance, car elle garde la confiance du consommateur, même concurrencée par la parapharmacie de GMS. De notre côté, nous avons la chance d’avoir des revenus bien répartis, environ 50% de médicament et 50% de produits paramédicaux. De même, la croissance du générique a eu un impact, en ce qu’il échappe notamment aux grossistes répartiteurs. Quant à l’arrivée du médicament en GMS, nous restons convaincus que malgré les argumentaires commerciaux, l’impact sur les prix sera quasiment nul.

Pour découvrir l'article complet de Stratégies Logistique, veuillez télécharger le PDF ci-joint

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Livre blanc : l'ERP, un levier stratégique pour le développement de l'entreprise industrielle

05 mars 2013 | News | Industrie

L'ERP, un véritable levier stratégique d'innovation et de développement des entreprises industrielles face à leurs enjeux en 2013

"Les entreprises industrielles sont en perpétuel mouvement en écho à leur environnement : mondialisation des échanges, tension concurrentielle, évolution des pratiques au sein des filières métier.
Autant d’éléments les conduisant à se remettre...

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